Tipps zur optimalen Dateigröße Ihre Belege

“Alles hat seinen Preis. Sogar das, worauf wir nicht den geringsten Wert legen.” 
— Wolfgang Mocker

Warum Sie die Dateigröße Ihrer Belege in DATEV Unternehmen online im Auge behalten sollten.
Um unliebsame Überraschungen, in Form erhöhter monatlicher Speichergebühr in Ihrem DATEV Unternehmen online Bestand zu vermeiden, lohnt es sich bei der Beleg- Dateigröße genauer hinzuschauen.

Wie hoch sind die Kosten?

Die Speicherkosten sind seitens der DATEV eG für das Produkt DATEV Unternehmen online genauer gesagt Belege online exakt definiert und ausgewiesen.
Unter dem Link hier finden Sie den Kalkulator der DATEV eG.

Anbei die Tabelle der Speicherkosten für Ihre Belege. Wobei die ersten 3.50 Euro dauerhaft und monatlich immer zu Beginn der Anlage Ihres Bestandes anfallen.

Tabelle der Speichergebühren

Wie kann ich die aktuelle Speicherplatzbelegung einsehen?

Sie können selbst die aktuelle Speicherplatzbelegung in Ihrem DATEV Unternehmen online Bestand einsehen.
Starten Sie DATEV Unternehmen online. Wählen Sie Belege, Einstellungen, Datenvolumen, Anzeigen. Sie erhalten in der Ansicht Ihre durchschnittliche Seitengröße.


Bitte beachten Sie, dass einmal gebuchte und festgeschriebene Belege nicht mehr  (bzw. nur mit erheblichem Aufwand) gelöscht werden können.

Wie groß sollte eine Datei sein?

Eine durchschnittliche Belegseite sollte nicht mehr als 70 kB an Speicherplatz belegen.


Das bedeutet für Ihren DATEV Unternehmen online Speicher, dass Sie ca. 7000 Belege ohne weitere Mehrkosten abspeichern können.

Sollte Ihre Beleg z.B. eine Größe von 1MB aufweisen, so würden Sie bereits nach 500 Belegen in die kostenpflichtige nächste Speicherstaffel gelangen.

Welche Einstellungen am Scanner sind zu empfehlen?

Auflösung 300 dpi (gute Scanner können auch mit einer Auflösung von 200 dpi optimale Ergebnisse liefern)

Bildmodus:  schwarz/weiß (wählen Sie in keinem Fall "Graustufen" oder Farbe, die Unterschiede der Dateigrößen sind signifikant).

Format: TIF oder PDF. (wenn Sie www.flowwer.de verwenden bitte immer PDF wählen.

Ein kleiner Vergleich

Wir haben für Sie den Vergleich durchgeführt. Viermal haben wir für Sie die gleiche Seite eingescannt.
Sehen Sie selbst wie unterschiedlich die Dateigrößen hierbei ausfallen. Als Scanner haben wir hier einen handelsüblichen Scanner der Marke Plustek D30 verwendet.

Beim Scannen von Belegen ist einzig und allein, die eindeutige Gewinnung von Information (Belegdaten) von Bedeutung. Ob ein Firmenlogo in Hochglanz angezeigt wird, ist nicht wichtig und der Texterkennung der Programme sogar egal.

Dateigröße = 84 KB

Dateigröße = 143 KB

Dateigröße = 1010 KB = 1,01MB

Dateigröße = 938 KB = ca. 1MB

200dpi schwarz weiß Scan

300dpi schwarz weiß Scan

300dpi Graustufen Scan

300dpi Farbe weiß Scan

Bei dieser Auflösung kann der Text und alle Informationen vollständig und einwandfrei erfasst werden.
Die KUHN IT Scannerlösungen SCANDINAVIER und die SCANMACHINE arbeiten zuverlässig mit dieser geringsten Auflösung.

Empfohlene Einstellung seitens der DATEV eG. Zahlen und Texte werden optimal erkannt und eine Auswertung durch den OCR Assistenten kann sehr gut erfolgen.

Der Scan mit Graustufen erzeugt im Test die größte Datei. Dieses Format ist unbedingt zu vermeiden. Es führt zu hohen Speicherkosten und unnötige langen Ladezeiten.

Das Beispiel ließt sich natürlich in Farbe am besten. Allerdings ist auch hier die Dateigröße zu hoch. Sie scannen Belege und keine Bilddateien. Deshalb fällt der Farbscan ebenfalls durch.

Für unsere Flowwer Kunden

Diese Seite zeigt, warum wir beim Flowwer Upload eine Dateigrößenbegrenzung von 2MB eingebaut haben. Eine solch große Datei sollte die absolute Ausnahme bei der Belegbearbeitung und Digitalisierung darstellen.

Sie kennen unseren digitalen Freigabeprozess noch nicht? Dann schauen Sie bitte schnell mal auf www.flowwer.de



Verwenden Sie unsere für DATEV Unternehmen online optimierte Scanlösungen

Dieser Artikel zeigt, wie wichtig ein kontinuierlicher Scanprozess und der Einsatz von optimaler Gerätschaft für Ihr Scanergebnis und Ihren Geldbeutel ist.

Wir haben für jeden Anwendungsfall das passende Digitalisierungsgerät.

Beide Lösungen mit integrierter DATEVconnect online Schnittstelle. Sie finden uns auf dem DATEV Marktplatz unter www.datev.de/marktplatz

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