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DATEV E-Mail Archivierung und Verschlüsselung

Die neue DATEV E-Mail Verschlüsselung wird ab Sep 2017 seitens der DATEV ausgerollt

DATEV E-Mail-Verschlüsselung: Information zur neuen Version für Bestandskunden
Zwischen September und Dezember 2017 stellt die DATEV eG das Produkt DATEV E-Mail-Verschlüsselung auf eine
neue Version um. Die Umstellung erfolgt chargenweise. Neben der Erstinformation werden
die Bestandskunden über Ihren konkreten Umstellungstermin ca. 10 Tage vorab per E-Mail
informiert. Die DATEV eG bittet Sie und Ihre Kunden um Verständnis, dass Sie keine individuellen
Umstellungstermine anbieten können.

Anleitungen in Wort und Bild

Hilfe für den E-Mail Versender

Klicken Sie auf das Symbol

Hilfe für den E-Mail Empfänger

Klicken Sie auf das Symbol

E-Mail senden - es ändert sich nicht viel

Das Bild zeigt die neue Schaltfläche in Outlook zum ein- und ausschalten der E-Mail Verschlüsselung. Bestimmen Sie mittels dem Schalter ob Ihre E-Mail verschlüsselt werden soll oder nicht.

Beachten Sie bitte die Schattierung

Das erste Bild zeigt an, dass Ihre E-Mail nicht verschlüsselt gesendet wird.

Das zweite Bild zeigt an, dass Ihre E-Mail verschlüsselt gesendet wird. -> Schaltfläche wurde betätigt und ist nun grau hinterlegt.
Der Unterschied ist unserer Meinung nicht sehr gut sichtbar und bedarf an dieser Stelle einem genauen Blick, bevor Ihre E-Mail auf die Reise geht.

Tipp prüfen ob E-Mail verschlüsselt versendet wurde

Um nachträglich zu erkennen, ob Sie eine E-Mail verschlüsselt verschickt haben, Betreffzeile der E-Mail prüfen. Wenn die E-Mail verschlüsselt verschickt wurde, enthält die Betreffzeile den Hinweis [confidential]. Schauen Sie hierfür in Ihren Outlook- Ordner gesendete Elemente.

E-Mail empfangen - ein Blick auf die Mandantenseite (Empfänger)

Ihre E-Mail kommt bei Ihrem Empfänger wie im Beispiel hier gezeigt an.
Klicken Sie hier auf den Anhang (Datei secure-email.html)

Im folgenden Fenster stellen Sie bitte Ihre bevorzugte Sprache ein und klicken  bitte auf "OK".

Bitte geben Sie ein sicheres, den Kriterien entsprechendes Passwort ein. Dieses Passwort wird zukünftig auch für jede weitere E-Mail an Sie verwendet. Bitte bewahren Sie Ihr Passwort an einem sicheren Ort bei Ihnen auf.
Die Sicherheitsabfrage geben Sie bitte ebenfalls nach Ihren Wünschen ein.
Klicken Sie abschließend auf "Weiter".

Nun können Sie Ihre Nachricht lesen und wenn Sie möchten über die Schaltfläche "gesichert antworten" auch verschlüsselt eine Antwort verfassen.

Tipp E-Mail immer über Portal verschlüsseln

Wenn Sie Ihre E-Mail immer mit der PDF Verschlüsselung versenden möchten nutzen Sie den Zusatz {priv} im E-Mail Betreff.
Das kann z.B. bei Empfängern mit DATEV SmartCard oder anderem elektr. Zertifikat notwendig sein.
Ihr Kommunikationspartner ist dann in der Lage verschlüsselte E-Mails über das oben vorgestellte und erklärte Verfahren zu lesen/öffnen ohne dass er seine DATEV SmartCard einstecken muss. So kann auch auf mobilen Geräten eine verschlüsselte E-Mail gelesen werden.

Tipp Kennwort vergessen

Im DATEV Hilfedokument 100524 finden Sie die Anleitung, wenn der Empfänger sein Kennwort vergessen hat.

E-Mailverschlüsselt vom Smartphone versenden

Hintergrund

Am PC steuern Sie die E-Mail-Verschlüsselung über die installierten Outlook-Add-Ins im E-Mail-Client(Dok.-Nr.0904189). Diese Add-Ins stehen am mobilen Endgerät nicht zur Verfügung. ÜberSteuerbefehlekönnen Sie dieVerschlüsselungaber auch an Ihrem mobilen Endgerät aktivieren.

Vorgehen

Tragen Sie in die Betreffzeile derE-MaildenSteuerbefehl {gesichert}oder{si}ein.

Iphone

Vorgehen:

1.
Wählen Sie Einstellungen | Allgemein | Tastatur | Kurzbefehl hinzufügen.
2.
Wählen Sie Text, geben Sie {gesichert} und den gewünschten Kurzbefehl ein.

Android™

Voraussetzung:

Android-Betriebssystem ab Version 4.1

Vorgehen:

Um Kurzbefehle zu programmieren, müssen Sie eine zusätzliche Tastatur-App installieren. Es gibt kostenfreie und Bezahl-Apps, die diesen Service anbieten.

weiterführende Dokumente der DATEV eG

eine Sammlung relevanter Links

Unser Helpdesk ist für Sie da

Bei Fragen oder benötigter Hilfestellung wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk unter der Telefonnummer 07182 51 601 – 66.

(Arbeiten an den lokalen Arbeitsstationen und DATEV Programmfunktionen ist nicht Bestandteil des companyASP Vertrages. Für die Unterstützung per Fernwartung berechnen wir EURO 22,50 je angefangene ¼ Stunde).

Neuerungen der DATEV Programm DVD 11

Neuerungen in den DATEV-Programmen zur DVD 11.0
Informieren Sie sich hier über die neuen Programmversionen!
https://www.datev.de/web/de/aktuelles/neuerungen-in-den-datev-programmen/