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DATEV E-Mail Archivierung und Verschlüsselung

Neuerungen in DATEV DMS pro DVD 11.0

kurz gezeigt und erklärt

Überblick

Neue überarbeitete Office-Integration
Fortschrittsinformationen bei Archivierungsprozess
Umzug der Konfiguration für die Office-Integration
DATEV DMS classic Datenqualität Individuelle Filter in der Übersicht der Kategorie Dokumente
Neuer Filter „Freie Suche“ Neue Schnellinfos in der Kategorie Dokumente Ablagerahmenplan
Anbindung Elektronischer Einspruch
Zur Kenntnis per Doppelklick auswählen
Neue Funktion Senden oder Exportieren „als PDF mit Optionen...“
Drag & Drop in E-Mails Dokumentenkorb: Felder für Post, Fristen und Bescheide erweitert
Dokumentenkorb: In der Liste „Erlediger“ werden Zuständigkeiten angezeigt
Dokumentenkorb: Beim Mouse-Over werden Absender oder Empfänger angezeigt
Posteingangsassistent: Zusätzliche Dokumenttypen werden erkannt Verschlagwortungs-Knigge wird in den Steueranwendungen vorbelegt
Neue Stempelverwaltung

Neue überarbeitete Office-Integration

Symbole in Microsoft Office Produkten wurden neu angeordnet. Die wichtigsten Schaltflächen befinden sich nun an oberster Stelle z.B. die Schaltfläche „an DATEV DMS Dokument anhängen“.

Fortschrittsinformationen bei Archivierungsprozess

Wenn Sie aus den Microsoft-Office-Produkten etwas in DATEV DMS classic archivieren / anhängen / öffnen, erhalten Sie eine Statusinformation im Dokument. Während der Aktion können Sie die Office-Datei nicht bedienen oder mit dem Schließen-Kreuz schließen, bevor der Speichervorgang abgeschlossen ist.

Die alte Abschluss- Meldung unten am Bildschirmrand gehört der Vergangenheit an.

Dokumentenkorb: Bei der Mouse-Over Funktion werden Absender oder Empfänger angezeigt

Mouse-Over Funktion = mit der Maus ohne eine Maustaste zu drücken auf dem jeweilgen Element verweilen.

Bisher wurde beim Mouse-Over nur die Nummer des Absenders/ Empfängers im Dokumentenkorb angezeigt. Nun sehen Sie mit Mouse-Over die vollständigen Informationen zum Absender/ Empfänger ohne die Suchfunktion öffnen zu müssen. Fahren Sie dazu einfach mit dem Mauszeiger direkt auf das Feld Absender / Empfänger und warten Sie kurz.

Posteingangsassistent: Zusätzliche Dokumenttypen werden erkannt

Der Posteingangsassistent kann die folgenden Dokumenttypen zusätzlich erkennen:   

Wenn im Verschlagwortungs-Knigge identische Einträge existieren, werden die Dokumenttypen des Posteingangsassistenten automatisch zugeordnet, damit das Feld Beschreibung vorbelegt wird. Falls keine Zuordnung möglich ist, erhält der Anwender bei der Verarbeitung eines entsprechenden Dokuments einen Hinweis auf die fehlende Konfiguration.

Hinweis: Um die neuen Dokumenttypen im Posteingangsassistenten verwenden zu können, ist ein Eintrag im Verschlagwortungs-Knigge notwendig. Gegebenenfalls muss zusätzlich noch eine neue Dokumentart in Post, Fristen und Bescheide angelegt werden.

Umzug der Konfiguration für die Office-Integration

Die Konfiguration für die Office-Integration wurde aus den einzelnen Microsoft-Office-Produkten herausgelöst und in DATEV DMS classic Konfiguration umgezogen. In DATEV DMS classic Konfiguration (aufrufbar über die Programmsuche oder im DATEV Arbeitsplatz unter Organisation | Stammdaten | Dokumente und Vorlagen) können Sie unter Office Integration im rechten Bereich zentral die Office-Integration für alle Office-Programme konfigurieren.

DATEV DMS classic Datenqualität

DATEV DMS classic ist seit vielen Jahren am Markt. In dieser Zeit wurden aus unterschiedlichen Systemen Stammdaten bezogen. Durch die verschiedenen Systeme und fehlende Plausibilitätsprüfungen sowie die Möglichkeit, Stammdaten zu löschen, ohne Dokumente zu ändern, kam es in manchen Fällen zu inkonsistenten Indexinformationen. Ab der DVD 11.0 unterstützt die DATEV Sie mit dem Programm „DATEV DMS classic Datenqualität“ bei der Bereinigung inkonsistenter Indexinformationen.

Individuelle Filter in der Übersicht der Kategorie Dokumente

Sie können für Ihre Ansichten individuell Filter in der Übersicht der Kategorie Dokumente einblenden und ausblenden.

Neuer Filter „Freie Suche

Um schnell im gesamten Datenbestand zu suchen, steht ein neuer Filter Freie Suche im DATEV Arbeitsplatz zur Verfügung. Dieser Filter sucht genau wie der Filter alle Dokumente über alle Mandanten, Aufträge und Dokumente. Im Gegensatz zum Filter alle Dokumente zeigt der Filter Freie Suche nach dem Öffnen nicht sofort Dokumente an und es wird nicht nach jeder Änderung der Suche der gesamte Dokumentenbestand geladen. Erst nach einer Suche werden die gefundenen Dokumente in die Trefferliste geladen. Wenn Sie die Suche löschen, wird auch die Trefferliste geleert.

Neue Schnellinfos in der Kategorie Dokumente

In der Kategorie Dokumente stehen Ihnen die folgenden Schnellinfos zur Verfügung:

Die Schnellinfos zeigen Ihnen jeweils die Aufgaben und Termine zum Mandanten, bei dem das Dokument abgelegt wurde, oder im Kontext DATEV Anwalt zur Akte, zu der das Dokument abgelegt wurde. Um aus der Schnellinfo Stammdaten schnell einen Mandanten anzurufen, zeigt Ihnen die Schnellinfo Stammdaten die Informationen zum Mandanten.

Ablagerahmenplan

Wenn Sie über DATEV DMS classic Konfiguration im Ablagerahmenplan Ordner / Register ändern, wird diese Änderung auch in den Verschlagwortungs-Knigge übernommen

Anbindung Elektronischer Einspruch

Im elektronischen Einspruch können Sie unter Einstellungen festlegen, ob der Einspruch automatisch mit dem Versand als PDF-Dokument in DATEV DMS classic abgelegt werden soll. Zusätzlich kann die Beschreibung (Verschlagwortungs-Knigge) oder Ablagerahmenplan für die Ablage vorbelegt werden.

Zur Kenntnis per Doppelklick auswählen

Ab DATEV DMS DVD 11.0, können Sie in der Auswahl zur Kenntnis den Mitarbeiter per Doppelklick auswählen. Bisher mussten Sie hierfür die Pfeiltasten verwenden.

Neue Funktion Senden oder Exportieren „als PDF mit Optionen...“

Das Fenster PDF-Konvertierung öffnet sich und Sie können folgende Optionen aktivieren:

Dokumentenkorb: Felder für Post, Fristen und Bescheide erweitert

Im Dokumentenkorb können im Menü Extras | Einstellungen folgende neue Felder für Post, Fristen und Bescheide eingeblendet werden:

Durch die Felder Veranlagungsform und Betriebsstätte und Gemeinde können Papierbescheide zuverlässiger den Elster-Bescheiddaten bzw. Steuereckwerten zugeordnet werden. Die Belegnummer ist für Sie relevant, wenn Sie diese z. B. auf dem Papierdokument notieren möchten, um hinterher eine eindeutige Zuordnung zwischen Papierdokument und Posteingangssatz in Post, Fristen und Bescheide zu erhalten.

Dokumentenkorb: In der Liste „Erlediger“ werden Zuständigkeiten angezeigt

In der Liste Erlediger/Zuständig werden Ihnen zuerst die Mitarbeiter angezeigt, die zu einem Thema für den Mandanten zuständig sind. Die Vorbelegung des Erledigers erfolgt wie bisher.

Drag & Drop in E-Mails

Sie können Dokumente jetzt per Drag & Drop in E-Mails übernehmen. Um dies zu ermöglichen, musste das Verhalten der Funktion Drag & Drop angepasst werden: Bisher wurde bei Drag & Drop von Dokumenten aus DATEV DMS classic immer ein Ordner erzeugt, in dem die Dokumente ausgegeben wurden. Jetzt wird bei Drag & Drop kein Ordner erzeugt; damit kann Drag & Drop auch bei E-Mails verwendet werden. Um weiterhin einen Ordner zu erzeugen, halten Sie beim Drag & Drop die Tasten Strg + Umschalt-Taste gedrückt.

Verschlagwortungs-Knigge wird in den Steueranwendungen vorbelegt

In den Einstellungen zum Dokumentenmanagement in den Steuerprogrammen ist es nun möglich, den Verschlagwortungs-Knigge für die Übergabe nach DATEV DMS classic festzulegen. Es kann nur ein Verschlagwortungs-Knigge-Eintrag pro Steuerprogramm hinterlegt werden. Damit Sie unterschiedliche Verschlagwortungs-Knigge-Einträge verwenden können, muss bei jedem Anwender der Geltungsbereich auf für umgestellt werden. Bei Geltungsbereich für alle Steuerprogramme ist nur eine Vorbelegung möglich.

Neue Stempelverwaltung

Stempel können nun über die DATEV DMS classic-Konfiguration in einer grafischen Oberfläche angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Öffnen Sie die DATEV DMS classic-Konfiguration über die Programmsuche oder wählen Sie in DATEV Arbeitsplatz pro Organisation | Dokumente und Vorlagen. In der Konfigurationsoberfläche können Sie bisher vorhandenen Kanzleistempel aller Anwender mit der Funktion Neu Einlesen einspielen. In der Liste sehen Sie alle Stempel der Kanzlei mit Namen, Pfad, Text und der Gültigkeit (Kanzleiweit oder benutzerspezifisch).

Unterstützung bei der Installation oder Bedienung

per Fernwartung unterstützen wir schnell und professionell

Unser Helpdesk ist für Sie da

Bei Fragen oder benötigter Hilfestellung wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk unter der Telefonnummer 07182 51 601 – 66.

(Arbeiten an den lokalen Arbeitsstationen ist nicht Bestandteil des companyASP Vertrages. Für die Unterstützung per Fernwartung berechnen wir EURO 22,50 je angefangene ¼ Stunde).

Neuerungen der DATEV Programm DVD

Neuerungen in den DATEV-Programmen zur DVD 
Informieren Sie sich hier über die neuen Programmversionen!
https://www.datev.de/web/de/aktuelles/neuerungen-in-den-datev-programmen/