DATEV Unternehmen online

Das papierlose Unternehmen

Aktuelle Situation

Belege sammeln, abheften und zur Kanzlei geben, das ist Ihre derzeitige Situation. Mit DATEV Unternehmen online digitalisieren Sie die betriebswirtschaftlichen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Alles im Überblick: einfach, zeitsparend,
Flexibilität schaffen.

Unternehmen online hält für Sie Anwendungen bereit, die Ihre Arbeit erleichtern. Es entsteht kein doppelter Aufwand mehr.
Ihre Daten werden einmal erfasst und stehen dann zeitgleich in allen Anwendungen zur Verfügung.

Beratung

Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne bei der Umsetzung und Einführung von DATEV Unternehmen online für Ihr Unternehmen.

“ Papierloses Büro”
— Ihr Weg zum digitalen Unternehmen

Digitale Belege

Einfach, schnell und sicher

Digitalisierung

Der Beleg-Austausch per Pendelordner wird durch die Digitalisierung der Belege per Scanner ersetzt. Mit Unternehmen Online tauschen Sie Daten und Belege elektronisch aus. Dadurch kann die Buchführung zeitnah erstellt werden. Die Originalbelege bleiben bei Ihnen im Haus.

Archivierung

Ihre Belege sind 10 Jahre revisionssicher im Rechenzentrum gesetzeskonform archiviert und jederzeit für Sie zugänglich. Zudem ist für Lieferantenrechnungen, die elektronisch bei Ihnen eingehen, nach den GOBD, die revisionssichere Archivierung Pflicht.

“ Pendelordner packen war gestern, aber das war für uns nur der Anfang. Wir haben unsere Prozesse neu strukturiert und verbessert.” — Stefan Rückle, Stuckateur Rückle

Bank online

Das Optimum

Überblick

Optimieren Sie Ihre Zahlungsprozesse mit Bank online und behalten Sie sämtliche Kunden- und Lieferantenrechnungen im Überblick.

Automatisierung

Zahlungsträger werden automatisch durch das Programm ausgefüllt.
Sie kontrollieren lediglich das vorausgefüllte Formular auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben und können dann direkt die Zahlungen
an die Bank übermitteln.

Überwachung

Mit Bank online überwachen Sie Ihre Kontoumsätze und Bewegungen. Zusätzlich sind Belege, die über das System bezahlt wurden, an den Kontoumsätzen angehängt. So sehen Sie zu jedem Kontoumsatz den zugehörigen Beleg.

Kasse online

Zuverlässig und einfach

Ablösen

Haben Sie Ihre Kasse bisher auf Papier oder via Excel geschrieben? Auch die Kassenerfassung kann online erfolgen. Der dazugehörige Beleg ist gleich mit dem Eintrag im Kassenbuch digital verknüpft.

Ordnungsmäßigkeit einhalten

Die Kasse entspricht den Anforderungen der Finanzverwaltung und ist konform mit den allgemeinen Voraussetzungen der ordnungsgemäßen Buchführung.

“ Mit den Anwendungsmodulen digitale Belege, Bank online und Kasse online haben wir uns als Traditionsunternehmen im Bereich Buchführung und Zahlungsverkehr für die Zukunft aufgestellt. Mit der Kuhn IT als Partner in allen Belangen ist das gesamte Projekt ein voller Erfolg geworden.”
— Hans Güther, Geschäftsführer Coltec GmbH

Auswertungen

Zeitsparend

Zeitnahe Unternehmenssteuerung

Ihre Buchführungsauswertungen werden zeitnah digital bereitgestellt. Sie haben ortsunabhängig immer einen Zugriff auf Ihre Unternehmenszahlen, können diese einsehen, weiterleiten (z. B. an Ihre Bank) oder bei Bedarf auch ausdrucken.

Lohnauswertungen

Gleiches wie bei der Finanzbuchhaltung gilt auch für die Lohnauswertungen: Alle Auswertungen stehen Ihnen dort digital zur Verfügung. Drucken Sie einfach nur noch die Auswertungen aus, die Sie tatsächlich auf Papier benötigen – z. B. zur Weiterleitung an Ihre Mitarbeiter.

Zusätzliche Module

Anpassbar

Auftragswesen

Sie überlegen, sich ein kleines Auftrags- und Rechnungsprogramm anzuschaffen? Mit Auftragswesen online können Sie Ihre Aufträge online erstellen, verwalten und bei einer Beauftragung in eine Rechnung überführen. Natürlich kann das Auftrags- und Rechnungsformular auf Ihre Bedürfnisse und Ihr Layout angepasst werden

Lohnvorerfassung online

Sie können die Bewegungsdaten und Stammdaten neuer Mitarbeiter einfach im Unternehmen online vorerfassen. Dabei können die für Lohnabrechnung notwendigen Stammdaten schnell und sicher ausgetauscht werden.

Die Praxis

Die Umstetzung

Vorstellung in Ihrer Kanzlei

Sie erhalten von uns eine Einführung sowie eine Präsentation über die verschiedenen aufgeführten Module und Prozessmöglichkeiten.
Gemeinsam erarbeiten wir, wie das Produkt bei Ihren Mandanten platziert und vermarktet wird.

Installation vor Ort und Schulung beim Mandanten

In der Regel übernehmen wir die Installationen, Schulung und auch die technische Betreuung, inklusive der Rechteverwaltung der DATEV SmartCards. Der Ersttermin findet immer mit einem Mitarbeiter Ihrer Kanzlei vor Ort statt.

Schaffung eines Standards

Durch die Einführung von Kanzleistandards sind Sie in der Lage, das Produkt bei vielen Mandanten und großflächig auszurollen.

Entscheidungshilfe und was ist zu beachten beim Digitalisieren von Belegen und der Einführung von DATEV Unternehmen online

Die folgenden Tabellen sollen Ihnen bei der Auswahl der richtigen und auf Ihren jeweiligen Mandanten abgestimmte Vorgehensweise helfen

A) Für die Papierrechnung

Mandant scannt

und lädt seine gescannten Dokumente / Belege mittels DATEV Unternehmen online in das DATEV Rechenzentrum "hoch".

Kanzlei scannt

und lädt seine gescannten Dokumente / Belege mittels DATEV Unternehmen online in das DATEV Rechenzentrum "hoch".

Bei der Einrichtung sind einige Parameter für die Digitalisierung der Belege zu beachten

  • jeder Beleg eine Datei
  • Format: tif oder pdf
  • Auflösung 200-300dpi und schwarz/weiß
  • hochladen der Belege mittels DATEV SCAN Modul oder Belegtransfer
  • hochladen der Belege mittels DATEV SCAN Modul oder Belegtransfer
  • hochladen der Belege mittels DATEV SCAN Modul oder Belegtransfer
  • hochladen der Belege mittels DATEV SCAN Modul oder Belegtransfer

Der Pendelordner muss umgestellt und optimiert werden

  • Information an Mandant notwendig
  • Register und Ordnung nach Belegtypen einführen
  • Kein Tacker verwenden
  • nicht mehrere Belege auf A4 Blatt kleben
  • keine Klarsichtfolien verwenden
  • Belege einzeln abheften
  • Belege lochen und abheften
  • nicht lochbare Belege auf A4 Blatt kleben

Angebote der KUHN IT für diese Lösung

Wir führen bei Ihrem Mandanten DATEV Unternehmen online zum Festpreis und mit hoher Fachkompetenz ein.
Fragen Sie Sie uns nach Ihrem eigenen Kanzlei Flyer im CI Ihres Unternehmens.
So können Sie schnell und kompetent Ihre Mandanten gezielt ansprechen.

Angebote der KUHN IT für diese Lösung

Mit unserem Hochleistungsprodukt der SCAN MACHINE digitalisieren Sie Ihre Pendelordner für Ihre Mandanten in Masse bei Ihnen in der Kanzlei.
Besuchen Sie auch die Homepage der SCAN MACHINE unter www.scanmachine.de

B) Für die Digitalbelege

Mandant uploadet selbst

und lädt seine empfangene Dokumente / Belege mittels DATEV Unternehmen online in das DATEV Rechenzentrum "hoch".

  • Mittels DATEV Dokumenten Upload online können Belege schnell und sicher in das DATEV RZ übertragen werden.
  • Mittels DATEV Belegtransfer, welcher sogar automatisiert gestartet werden kann, werden die Belege vom lokalen Verzeichnis oder Netzlaufwerk übertragen.
  • Voraussetzung für beide Lösungen ist eine DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin.

Kanzlei uploadet für Mandant

Der Mandant schickt seine Belege per E-Mail an die Kanzlei und der Kanzleisachbebeiter übernimmt die Tätigkeit des Mandanten.

  • Mittels DATEV Dokumenten Upload online können Belege schnell und sicher in das DATEV RZ übertragen werden.
  • Mittels DATEV Belegtransfer, welcher sogar automatisiert gestartet werden kann werden die Belege vom lokalen Verzeichnis oder Netzlaufwerk übertragen.
  • Voraussetzung für beide Lösungen ist eine DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin.

Angebote der KUHN IT für diese Lösung

Unser Zusatzprodukt flowwer wird vor dem eigentlichen Upload von DATEV Unternehmen online geschalten. Sie definieren hier den gesamten Freigabeprozess Ihrer digitalen Rechnung. Anmerkungen und Freigaben werden dem originalen Beleg angehängt. Weitere Infos finden Sie direkt unter www.flowwer.de

Angebote der KUHN IT für diese Lösung

Wie bereits auf der Mandantenseite beschrieben, funktioniert der Freigabeprozess auch wenn Sie als Kanzlei für Ihren Kunden die digitale Rechnung in den flowwer- Prozess einstellen.

Die Anforderungen an Ihre IT Plattform

sind sehr gering

Folgende Betriebssysteme werden aktuell unterstützt

- Windows 7
- Windows 8.1
- Windows 10

DATEV Unternehmen online benötigt außerdem den aktuellen Internet Explorer 11.
Ein Betrieb unter Firefox, Chrome oder sonstigen Browsern ist aktuell nicht möglich.

Der Einsatz unter Windows Terminal Server Umgebung ist ebenfalls möglich. Auch hier muss aber auf den lokalen Clients das sog. DATEV Sicherheitspaket installiert werden.

Wichtig zum Installationstermin

Für die Installation benötigen wir auf Ihrem lokalen Rechner administrative Rechte. Bitte halten Sie hierfür das Admin Kennwort bereit.

Hardware Voraussetzungen

Um eine rasche und reibungslose Installation sicherzustellen, benötigen wir folgende Voraussetzungen:

  1. Einen freien USB Steckplatz für den DATEV USB Stick (mIDentity)
  2. Einen freien USB Steckplatz für den Scanner
  3. Eine freie Steckdose für den Scanner
  4. Sollte der Abstand zwischen Scanner und Ihrem PC zu groß sein bringen wir zum Installationstermin eine USB Verlängerung mit.
  5. Internet Zugang


Weiterführende Informationen

Noch mehr Informationen finden Sie hier auf unserer weiterführenden Seite zum Thema DATEV Unternehmen online

Senden Sie mir eine E-Mail oder füllen Sie das Kontaktformular hier aus.
Wir werden uns bei Ihnen kurzfristig melden.

Interesse? 

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DATEV SmartLogin

Anmeldung ohne mIDentity Stick

Was kann DATEV SmartLogin

DATEV SmartLogin kann für die Authentifizierung für Freizeichnung
online, DATEVconnect online und DATEV Unternehmen online/DATEV
Unternehmen online compact genutzt werden. Außerdem
kann die Service-TAN online (im Internet Explorer) abgerufen werden.

Hilfreiche Links

- Erste Schritte

- DATEV SmartLogin zur Nutzung mit DATEV Freizeichnung online

- DATEV SmartLogin DATEV Internet Seite

- DATEV SmartLogin SelfServices (Schnelle Hilfe online verfügbar)

Bestellung

Wie alle Produkte muss auch DATEV SmartLogin (ArtikelNr. 60101) über Ihren Steuerberater bestellt werden. Oder wenden Sie sich direkt an uns. Wir setzen und mit Ihrem Steuerberater in Verbindung und bestellen gemeinsam mit Ihm die passenden Komponenten für Ihren Anwendungsfall.

EBICS und SmartLogin

Laut DATEV eG kann DATEV SmartLogin aktuell nicht für EBICS / Zahlungsverkehr genutzt werden.
D.h. für den Einsatz BANK online muss nach wie vor mIDentity Stick genutzt werden.

Erklär Video - DATEV Unternehmen online - Belege digital austauschen

viel Spaß beim Ansehen

Aktuelles

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DATEV Lösungs-Partner DMS

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