Elektronische Rechnung

Die Umweltfreundliche Rechnung

Aktuelle Lage

In Deutschland wurden nach Auswertungen des BMF im Zuge des Steuervereinfachungsgesetz 2011 festgestellt, dass jährlich rund 32 Milliarden Rechnungen versendet werden. Die Anzahl der Rechnungen wächst jährlich um zwei bis drei Prozent. Lediglich ca. 15 Prozent der Rechnungen werden elektronisch übermittelt. Obwohl durch die Umstellung auf die elektronische Rechnung 78 bis 80 Prozent der Kosten eingespart werden könnten. Das entspricht einem Einsparpotential von einem bis zwei Prozent des Gesamtumsatzes.

Kosteneinsparungspotenzial

Durch die Einführung der elektronischen Rechnung in Ihrem Unternehmen können Sie vor allem mit Einsparungen in folgenden Bereichen rechnen: Materialkosten, Portokosten, Druckkosten und Lagerkosten.

Möglichkeiten zur Prozessoptimierung

Durch den digitalen Rechnungsausgangsprozess werden die Rechnungen automatisch verarbeitet. Ihre Belege sind bereits digital erfasst und müssen somit nicht ausgedruckt oder eingescannt werden. Zugleich werden alle Belege elektronisch revisionssicher archiviert.

Das Cash-Management verbessert sich durch den schnelleren Zahlungseingang gegenüber Papierrechnungen, der durch den schnelleren und sicheren Versand angestoßen wird. Mit der elektronischen Rechnung kommen Sie der medienbruchfreien Übertragung von Dokumenten ein Stück näher.

“ Die Zukunft ist papierlos” — Warum nicht heute schon damit anfangen?

ZUGFeRD

Einfacher Versandt

Der Standard

ZugFerd steht für „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“. Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) hat in Zusammenarbeit mit Vertretern aus öffentlichen Verwaltung und Unternehmen aus der Wirtschaft ein einheitliches Verfahren und Datenmodell für einen einfacheren elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt.

Neuheit

ZugFerd berücksichtigt dabei das neue standardisierte Datenformat PDF/A-3 für den Versand elektronischer Rechnungen. Die Rechnungsdaten werden in ein einheitliches XML-Format übertragen und in ein PDF/A3-Dokument eingebettet. So können sie sowohl maschinell verarbeitet als auch visuell gelesen werden. Die enthaltenen Rechnungsdaten können direkt an ein Buchhaltungssystem oder eine Rechnungsprüfungssoftware übertragen werden. Der Zwischenschritt des Auslesens (OCR) und Validierens (Überprüfen der ausgelesenen Inhalte) entfällt somit. Damit gliedert sich ZugFerd als neue Variante in bereits bestehende Verfahren zum elektronischen Rechnungsaustausch ein.

Einheitlichkeit

Das ZUGFeRD Format ist das einheitliche Datenformat und ist einsetzbar in Deutschland und Europa. Eine elektronische Rechnung in diesem Format bietet für Sie die Möglichkeit, dass keine bilaterale Abstimmung und Einwilligung vorliegen muss. Somit ist Ihre elektronische Rechnung nach dem Gesetzt ordnungsgemäß und darf nicht mehr abgelehnt werden. In diesem Zuge entfällt die bisher teure elektronische Signatur für Sie.

“ Die GoBD sind strengere Buchführungsregeln und stellen Unternehmen vor Herausforderungen in Sachen Internes Kontrollsystem des Unternehmens, Dokumentation der Buchhaltungsaufzeichnung und vor allem in Sachen der Aufbewahrung der elektronischen Daten.” — Die GOBD sind verabschiedet.

Ersetzendes Scannen

Sicher abgelegt

Digitale Archivierung

Durch das Ersetzende Scannen müssen Sie originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahren. Der Vorteil: reduzierter geldlicher und zeitlicher Aufwand, durch verringerte Archivflächen und Prozesskosten.

Verfahrensdokumentation

Voraussetzung für Ersetzendes Scannen im Unternehmen ist eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der Sie zusammen mit uns die Arbeits- und Scanprozesse definieren und festhalten.

Aktuelles

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DATEV Lösungs-Partner DMS

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Die letzte noch fehlende und wichtige DATEV Zertifizierung DATEV Lösungs-Partner DMS dürfen wir stolz unser Eigen nennen.

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